CLOUD FAX for Google Apps

 

ファックスは画面で見る時代

紙に出さずに受信確認。
内容の確認もクラウドで。
外出先でも閲覧できて、転送/印刷も簡単操作でOK。

FAXはオワコンか?いやいや、まだまだ。
受信FAXのペーパーレス化でより便利な通信手段に!

事務所のFAX機・複合機に届いたFAXをデータにして、スマホやPCで見ることができる「CLOUDFAX(クラウドファックス)」。 ここでは30数年前から普及したFAX(ファクシミリ)という、ずっとビジネスシーンの主な手段として活躍してきた通信方式が未だに重宝される理由や、 さらにそれを活用して、デジタル化された今日でも有用ではないか、またそれを実現するサービス「CLOUD FAX for Google G Suite」について書いてみました。

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CLOUD FAX for Google G Suiteでは、お客様がお持ちのFAX機(複合機)で受信したFAXを自動でGoogleドライブに転送し、FAXデータを自動保存します。 インターネットが繋がる環境からGoogleドライブを閲覧すればどこでも最新の受信FAXが閲覧可能です。無駄な紙への印刷を省くこもでき、保存データは決められた人と共有化が簡単に出来ます。

1.FAXは「オワコン」か? FAXがまだ活躍し続ける理由 ※「終わったコンテンツ」の略

突然ですが、ファックスって何かわかりますか?
さすがに社会人の方ならまだファックスの存在や、主な機能はご存知でしょうけども、最近ではインターネット通信(メールやチャット)が当然のように使える環境となってきたので、 ファックスの出番は少なくなりましたから、もしかしたらあまりファックスを使ったことがない方もいるかもしれません。
最近までのファックスの利用活況を紐解いてみると、1971年に公衆通信回線(いわゆる電話回線)を利用した通信の自由化(第1次通信回線開放)が法律改正で施行されてから、 一般的な企業や家庭にファックスの普及が始まり、平成20年ころまでは一般家庭でも50%以上の普及率がありました。
しかし総務省の「通信利用動向調査」によると、平成30年には一般家庭普及率は34%まで下落したそうです。
いまや携帯電話の普及で「イエデン(家の電話機)」が無い家庭も急速に増えていることもあり、一般家庭のファックス利用は今後も減り続けるのでしょう。
ファックスが若い方に忘れられるのも時間の問題でしょうか。。。

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しかし、実際はそうでもなさそうです。最近になってもOA機器業界ではファックス衰退の影は感じられず、むしろまだまだ活用シーンを広げているのです
特に、仕事で使われる方は非常に多く、オフィス向けのコピー複合機はほとんどがまだファックス付きなのです。
技術的にファックスがこれ以上の革新的な新機能を搭載することは考えにくいですが、手書きの原稿を含め「紙に印刷または書かれた情報をそのまま特定の相手に届ける」というファックスの成果は、 いまだにこの世の中になくてはならず、なかなかデジタルだけに移行できない技術遺産的な側面もあると考えられます。
そう、「手書きの文書ですら、離れたところにいる相手に瞬時に送ることができる」という「成果」があるからファックスはまだ重宝されるのです。 スマホ・PCが市場に飽和するほど普及した現在、手書きの書面をスマホのカメラで撮って相手に送ったりすれば、そのデータを相手に瞬時に送ることもできます。 何ならそちらのほうが確実で早いかもしれない。 しかし、「手書き」の書類を回線経由で送って、さらにそこに「手書き」で加筆したり、捺印して返信する
これはファックスでしか現実的にできない通信方法なのです。

とはいえ、ファックスは目的が絞られるので普及率やユーザー数は減少の一途です。その中で上記のような「成果」を求める、ある一定数のユーザーは残り、
特にアナログな「手書き」が必要な現場でファックスは生き続ける、つまり「オワコン」にはなりえない、通信規格のエースで居続ける存在なのです。

2.FAXを現在の「お仕事」環境に合うものにするために

FAXする人
ファックスは文書を離れた相手に送るための通信手段の一つで、手書きに限らず、タイプライター(古いか…)やパソコンで作成した文書も読取り・通信することができます。 しかし、その送受信は「一般電話回線」を使用しますので、その維持と通信にはコストが掛かります。
ファックスはさらに、送信原稿が紙であることが多く、受信時に記録するのも紙を使うことが多いのも特徴です。 すると、用紙代でコストが嵩み、さらにそれを「保管」するための書庫や管理の手間などいろんなところにコストが掛かります

これを現代に合わせて進化させ、活用できないだろうか?
ファックスの送信に関しては、手元にある原稿をそのままFAX機に読込ませてれば最低限のコストで済みますし、最近はパソコンで作成した文書ならデータを直接FAX機/複合機に送り、 相手に送信することで紙に出さないファックス送信が可能です。(PC-Fax機能)
しかし、「受信」となると今まで通り紙に印刷するユーザーがまだ非常に多く、紙も印刷代もどんどん掛かっている状態が続いています。 いまだにアナログで無駄なコストが多い、この状況を解消するにはどうすればよいでしょう?

他にもファックス受信には解決したい問題があります。
通常、会社事務所に届いたファックスは紙でFAX機(または複合機など)より出力され、

①誰かがそれを機器の排紙トレイから回収してその情報の発信宛先(人)に届ける

②必要なら保管、不要なら廃棄する


という人(ヒト)が行わなければならない作業が生まれます。ヒトは誤ちの多い生き物です。
するとそこに、

①ファックスが本来届くべき人に届かない、またはその情報が違う人の目に触れ情報漏えいの危険性が出る

②必要なファックスを誤って破棄してしまう危険性、保管しておくにも場所・手間が掛かってしまう不便
といった問題がが生じてきます。


これらの問題を解決しつつ、ファックスの使い勝手をキープしながら現在のワークスタイルにフィットさせたい。
そこで、1990年台前半に旧社名「ファクシミリ情報センター」として成長してきた私達は、今、再び「ファクシミリ」をデジタル、引いてはクラウド保存という ネット時代にも活きるサービス・コンテンツへと昇華させ、新しいサービスコンテンツを生み出しました。

それが「CLOUD FAX for Google G Suite」(クラウドファックス)です。

簡単に言えば、受信したファックスを紙に出さず、インターネットを使って保管管理できるというサービスです。

サービス提供を開始してからら、予想以上に多くの職場で好評をいただき、紙の消費を抑えてコストを削減しただけでなく、 その利用方法として「FAX機のある事務所に行かなくても受信FAXを見ることができる」という テレワーク(働き方改革)への寄与に貢献する結果がえられました。

3.アナログ(紙)からデジタル(PDF)への架け橋 兼 書庫「クラウドファックス」

前の「2.」節でも書きましたが、ファックスは一般電話回線(公衆交換電話網)経由で文書をそのまま離れた相手に送ることができます。 しかし御存知の通り、その内容は印刷されるのが前提ですから秘匿されておらず、電子情報のやり取り(メール等)に比べ人の目に晒される機会が多い環境にあります。
弊社の「CLOUD FAX for Google G Suite」(以下、略称のクラウドファックスと呼びます)ならこの問題も回避が出来ます。
少しだけ詳しく説明します。あなたの仕事場や家庭でもなにか役に立つ場面がないか、想像してみて下さい。

1)ファックスからの情報漏えいを防ぐ
事務所のFAX機/複合機に受信FAXが通常通り着信し、その排紙トレイに置いてあるとします。多くの場合、受信FAXを自動的に紙に出す設定であれば、 セキュアプリントのようにわざわざ印刷前に認証を取るようなことは、あまりしないでしょう。 つまり、受信したFAXはその書面の情報を晒したまま、担当者が回収するまで放置されることになります
万一、ですが、この間に部外者やこのFAXを見るべきじゃない人が目にしてしまったら、その時点で情報漏えいが起こっているのと同じ状況です。
また同じ理由で紛失もありえます。そのFAXを回収するのに適当でない人が誤って回収し、廃棄してしまう、なんてことも想定できます。
これを「クラウドファックス」にすると、用紙に印刷せず、全てGoogleクラウドの環境に転送してPDFファイルで保管することができます。 Googleクラウド環境はGoogleアカウント認証でログインが求められますので、その認証で認められた人しか中身を見ることができなくなります。 また、現場には紙でそのFAX情報が残らないので、漏洩も紛失も可能性がなくなります。
非常にシンプルな論理と方法なんですが、これが意外と大きな効果を生むのです。

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2)受信ファックスの保管と手間を低減する
受信FAXが届くと、通常は紙で出力され、担当スタッフがそれを回収し、宛先となるスタッフに配布する、というのが一般的かと思います。
まず「回収し」「配布する」。これだけで面倒臭くないですか?
やめちゃいましょう。

クラウドファックスだと、自動的に指定のGoogleドライブ内フォルダに転送されます。「回収し」て「配布する」必要がありません。
受信FAXを見たい人は、パソコンやスマホからログイン認証をして、いつでもどこででも受信FAXをデータ閲覧できます。

更に、受信FAXを紙に印刷されたものを保管する場合、紙媒体での保管なのでファイルや書庫など物理的な保管場所の用意が必要になります。
万一、保管場所で火災などが発生した場合、それらのFAX書類(=情報資産)は焼失する可能性があります。
クラウドファックスであれば、Googleの安全なクラウド環境にFAX書類データを預けておきますので、まず消失することはありません。

3)ペーパーレスで実現するコストカット
紙に何かを印刷すればコストが発生する。
そりゃそうですよね?(意外と意識されない方も多いのですが..)
たとえばインク代とか用紙代とか。その他、印刷機を稼働するならその機械代や電力料金などなど。
そこで
『受信ファックスを印刷せず、データのままクラウドに保管できれば、どのくらいコストがカットできる?』
ということを少しだけ具体的に考えてみます。
一番はっきりと削減がわかるのが『印刷に掛かっていたコスト』です。印刷しなくなるのだから、明らかにカットできるコストです。

仮に、受信FAXを今まで1枚あたり2.5円(トナー代やカウンター料金、用紙代の概算)掛けて印刷して、
1日に50枚、1か月(25営業日)で250枚(50枚×25営業日)受信していたとすると、
・2.5円 × 50枚 × 25日 =3,125円
クラウドファックスに変更するとこの印刷コストがまるっと消えます。塵も積もれば、です。
1年で37,500円、3年なら112,500円、10年なら375,000円!!
結構、大きくないですか?
もし途中でFAX機/複合機を入れ替えたとしても、設定の調整でずっとクラウドファックスは利用できます。 また、クラウドファックスにはコストカットよりももっと利用者にメリットをもたらす理由があるのです。それは次項でご紹介します。
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4)オフィス(事務所)以外にいてもファックスが見れる利便性
繰り返しになりますが、「クラウドファックス」は受信ファックスをより安全に、便利に、簡単に保管活用するためのサービスです。 Googleドライブといういつでもどこでも ネット経由でアクセス可能な場所に受信FAXデータを保管することになりますので、利用が簡単で、利便性が非常に高いのが特徴です。

たとえばシンプルな一例をあげます。
あなたが取引先の担当の方から「例の件で、注文書、事務所にFAXしときましたから今日中に見ておいて下さい。」と連絡を受けた、とします。
あなた自身は出張で東京の会社事務所から数百キロ離れた地方都市にいるとします。
残念ながらその日は、事務所にいつもの事務スタッフがいません。
となると、今までの普通の受信をしていたらその注文書は、自分が出張から帰って事務所に寄れる翌日以降にしか見ることができません。

しかしクラウドファックスを使っていればFAX機のある事務所から数百キロ離れていてもインターネット上でその注文書(FAX)を 見て内容の確認ができます。 スマホやタブレット、もちろんパソコンでも、ウェブブラウザやGoogleアプリで見ることができます。
すぐに、どこでもファックスが確認できることは、利用されるユーザー様の業種によりさまざまなメリットを生み出します。

<例>
・自宅にいながら事務所のファックスを確認 ⇒ テレワーク環境の構築推進
・出張先でも受信ファックスの内容を確認して営業対応 ⇒ 業務効率化・顧客満足度アップ


是非、あなたの職場で当てはめた場合にどんな使い方ができるか、想像してみて下さい。

4.こんなヒトに是非使ってもらいたい。むしろ使わないと損。

商売やサービスに関するお仕事をされている方々を中心に、まだファックスでのやり取りをされる方は国内に多くいらっしゃるかと思います。 その中には受信ファックスを敢えて「紙」に印刷して<資料>や<指示書>としてそのまま使うなど、 <ペーパーレス化>は「自分事ではない」という方々も多くいらっしゃいます。
例えばFAXで注文を受けている商店などでは、FAXがそのまま帳票(注文書)になるので、紙媒体のほうがむしろ扱いやすい、といったことです。

ただそれを踏まえた上でも、「クラウドファックス」のご活用について、是非ご検討いただきたい。便利ですから。
ご利用になるFAX機・複合機によっては、受信ファックスを紙にも印刷しつつ、クラウドファックスにデータ保存するという二刀流設定をすることもできます。
紙だけじゃなくクラウドファックスにも保存されるようにすれば、受信ファックスのバックアップが取れるので、紙を誤って破棄・紛失してしまった場合でも、 あとからデータの方で閲覧することができます。
つまり、「CLOUD FAX for Google G Suite」はペーパーレス受信と用紙に印刷する受信の両方の良いとこ取りが可能なのです。

今、事務所に紙で届いている受信ファックスをスマホやパソコンでいつでも、どこでも見られるようになる。これを想像してみて下さい。

・・・なんか便利そう、と、ピンときたら110番ではなくサガスにご連絡下さい。

クラウドファックスを利用するのに必要なのは主に下記2つだけです。
・受信FAXをe-mail転送できるFAX機/複合機があること。
・Googleアカウント(G Suite推奨)があること。
これだけです。
細かく環境に合わせて必要なものも無くはないですが、基本的に導入へのハードルは高くないはずです。

また、Googleドライブに保存するからこそできる便利機能もあります。
それは、「受信FAXデータを検索できる」という機能です。
御存知の通り、世界企業「Google」のデータ保存サービスである「Googleドライブ」ですから、自動的に「保存された日時」がファイルに記録され、 その日時でファイルを絞り込む検索機能が標準で用意されています。
例えば、●月◯日に受信(保存)されたファイルを検索する、なんてことは簡単にできるのです。 そこはさすがGoogle。ついでに言えば、GoogleドライブはGoogle G Suiteのコアサービスのひとつなので稼働率99.9%を保証された安心のクラウドサービスです。 言うまでもないですが、提供しているのはGoogle社ですから。※

・複合機の入れ替えを検討している方
・受信FAXの処置・保存にお困りの方
・受信FAXを現場から離れて閲覧・管理したい方
・ここまでクラウドファックスをご覧になって、なにか便利な使い方ができそうな方

何れかに当てはまる方は一度サガスの担当にひと声かけて下さい。サービスの詳細のご説明をいたします。もしくは下記の弊社おすすめ機種の見積り依頼とともにご相談下さい。
※サガスはGoogleのG Suiteリセラーパートナーです。
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付録1 「CLOUD FAX for Google G Suite」は「送信」はできません。できないけれど・・・

「CLOUD FAX for Google G Suite」にはファックスを送信する機能はありません。あくまで受信オンリーです。
これを聞くと「そうなんだ、、。」と落胆される方がいらっしゃるのですが、いや、ちょっとまってください。
クラウドファックスはあなたの会社の代表窓口であるFAX番号、言ってみれば
ポストに届いた郵便物と同様の書類を離れた場所で確認したり、
複数のスタッフがそれを同時に確認できたり、Googleの安全なクラウド環境に保管できたり、
というソリューションなのですが、 送信機能は搭載するのを敢えて遠慮しているのです。
なぜなら、FAXの送信はコンビニでもできるし、FAX回線にこだわらず原稿の類を相手に送りたければ、スマホで原稿の写真撮って、SMSやメールで送れば良いと思いませんか? それをわざわざFAX回線をわざわざ使って送る必要がないのです。
受信はそれとは異なり、受取できるのは送信元がFAX番号を特定した場所のみですので、 それを共有するにはクラウドファックスのようなある種の技術サービスが必要ですが、 送信は発信元や方法を選ばないので、わざわざコストを掛けてサービス提供する必要がないと考え、送信機能は搭載していないのです。
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付録2 他のペーパーレスFAXとは違うところ。

世の中にはすでにファックスをペーパーレスにするサービスが沢山リリースされています。完全にクラウド環境だけでFAXの送受信ができるものや、 既存のFAX機/複合機と連携するもの、FAXサーバを設置し本格的にFAXの送受信を管理するためのものなど、タイプもいくつもあります。
サガスが提供している「CLOUD FAX for Google G Suite」はタイプとしては既存のFAX機/複合機と連携するサービスです。 FAX機/複合機に着信したファックスをデータ化して保管するのが主な機能です。
ただそれだけではなく、他のサービスになかなかない特徴というのが、受信FAXをみんなで共有できることです
サービスの名前の通り、当サービスはGoogleドライブをデータ保存場所として選択しています。そのため、ファックスデータの保存場所をGoogleドライブの指定フォルダに設定することができ、 そのフォルダを”誰と共有するか”は自由に設定ができます。逆に”誰とも共有しない”事もできます(セキュアな保管が可能)。
ファックスをメールで転送するだけ、保管するだけのペーパーレスFAXとはこの点が大きく違います。是非、あなたの会社や事務所でもご活用ください。
共有

CLOUDFAX for Google G Suite の概要

CLOUDFAXでは、お客様がお持ちのFAX機(複合機)で受信したFAXを自動でGoogleドライブに転送し、FAXデータを自動保存します。

インターネットが繋がる環境からGoogleドライブを閲覧すればどこでも最新の受信FAXが閲覧可能です。無駄な紙への印刷を省くこもでき、保存データは決められた人と共有化が簡単に出来ます。

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ご利用にあたり必要な環境とご利用プランについて

 システム利用料金

・G Suiteアカウントコミコミプラン 月額2,980  円(税別)

・CloudFaxサポートプラン 月額2,480  円(税別)

※「G Suiteアカウントコミコミプラン」には受信FAXデータを保存するG Suiteアカウントの費用が含まれます。
※FAX2回線(拠点)以上でご利用の場合は追加1回線(拠点)毎に680円または500円の利用料が掛かります。

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 ご契約期間/プラン更新

     ご契約期間は1年間です。2年目以降は自動更新となります。

     ※ 利用料金は「年払い(12ヶ月分一括)」となります。

 初期設定費用

     アプリケーション設定 3,000円(税別)

     ※ お客様のGoogleアカウントのGoogleドライブ領域へ受信FAXのデータを転送する設定を行います。

 ご利用に必要なもの

     FAX受信機

     (受信したFAXデータをE-mailで転送する機能が搭載された複合機・FAX機)

     ※ インターネットに常時接続されている環境が前提となります。
     ※ PDF ファイルでの転送機能が必要です。

     Google G SuiteアカウントまたはGoogleアカウント

     (転送されたFAX データを保存するGoogle ドライブを利用するためのアカウント)

     ※ 「G Suiteアカウントコミコミプラン」の場合、G Suiteアカウントはサガスがご用意します。

     ※ Googleアカウントをお持ちでない方は弊社担当までご相談下さい。

     ※ 「CloudFaxサポートプラン」をお選びの場合はご自身でGoogleアカウントをご用意頂きます。

     CLOUDFAXを閲覧する機器

 

     (インターネット<Google ドライブ>閲覧が可能なパソコンまたはスマートフォン/タブレット等)

  

     ※ データはPDF ファイルで保存されます。ダウンロードして利用する際はAdobe Reader等が必要です。

 システムお申し込みの流れ

  
 
サービスのお申込み
 

ご利用開始のお申込み専用のお申し込み用紙またはフォームにてお申し込みいただきます。

 
お客様のGoogleアカウント
(Gmail/Googleドライブ)に転送設定
 

CLOUDFAXはGmailおよびGoogleドライブを利用します。そのためにお客様のGoogleアカウントへCLOUDFAXアプリケーションの設定をします。

 
FAX受信機からE-mailで
転送設定を用意
 

お客様のFAX受信機(複合機等)で受信FAXのE-mail転送設定をご用意いただきます。

 
CLOUDFAXご利用開始
 

受信FAXの転送を開始し、CLOUDFAXの利用を開始します。

 
 

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Google G Suiteについて

Google G Suite はオンラインでGoogleが提供する数多くの便利なサービスをご利用いただける世界中で人気のサービスです。迷惑メールをシャットアウトするGmailや、データ保存につかえるGoogleドライブも、全部セットで1アカウントあたり月額680円からという低価格でご利用頂けます。

Google Cloud Partner

Google Cloud Partner

株式会社サガスは、Google Cloud Partner(Sell/G Suite)です。